Informativa per il trattamento dei dati personali nel rapporto con clienti e fornitori

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento è Hypermeteo S.r.l. (di seguito il Titolare), con sede legale in Via Nazionale, 181, 00184 Roma (RM), C.F. e P.IVA 16159021001; tratta i dati personali nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e del D.lgs. 196/2003 come modificato dal D.lgs. 101/2018.

Contatti:

• E-mail di contatto: info@hypermeteo.com

• PEC: hypermeteo@pec.hypermeteo.com

2. Categorie di dati trattati

Nell’ambito delle attività commerciali, tecniche e di erogazione dei servizi, il Titolare tratta diverse categorie di dati personali riferiti a clienti, fornitori e partner. Il trattamento riguarda le informazioni necessarie all’identificazione dei soggetti, alla gestione amministrativa e contrattuale dei rapporti, nonché i dati tecnici generati dall’interazione con le piattaforme digitali o con i sistemi informativi aziendali.

Le categorie di dati trattate includono:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome, ragione sociale, codice fiscale o partita IVA, indirizzi postali e digitali, numeri di telefono e indirizzi e-mail forniti in occasione di contatti commerciali o nell’ambito dei rapporti contrattuali.

• Dati bancari e di pagamento: coordinate bancarie, estremi delle transazioni e ulteriori elementi necessari alla gestione contabile e amministrativa.

• Dati connessi ai rapporti commerciali, tecnici e contrattuali: informazioni riferite a forniture, progetti, contratti di servizio, assistenza tecnica, utilizzo di piattaforme digitali o richieste di preventivo/collaborazione, limitatamente ai dati personali dei referenti o incaricati coinvolti nei rapporti con il Titolare.

3. Finalità e basi giuridiche

I dati personali saranno trattati dal Titolare esclusivamente per le finalità di seguito indicate, ciascuna correlata alla propria base giuridica:

• a) Gestione del rapporto contrattuale e delle attività precontrattuali (art. 6 par. 1 lett. b GDPR): gestione di ordini, offerte, contratti, assistenza tecnica, fatturazione, attivazione di servizi e comunicazioni operative necessarie all’esecuzione delle prestazioni.

• b) Adempimento di obblighi legali, fiscali e regolamentari (art. 6 par. 1 lett. c GDPR): assolvimento di obblighi previsti da normative contabili, fiscali, specifici del settore di appartenenza o da disposizioni di autorità pubbliche.

• c) Tutela dei diritti del Titolare e gestione del contenzioso (art. 6 par. 1 lett. f GDPR): salvaguardia di diritti e interessi legittimi, inclusa la difesa in sede giudiziaria o amministrativa e la prevenzione di frodi, abusi e accessi non autorizzati ai sistemi.

• d) Utilizzo di sistemi informatici e piattaforme digitali per la gestione dei servizi (art. 6 par. 1 lett. b e lett. f GDPR): trattamento tramite CRM, software gestionali, piattaforme esterne e strumenti digitali per garantire tracciabilità, continuità operativa e gestione efficace dei flussi informativi.

• e) Soft marketing basato su legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR e art. 130, c.4 D.lgs. 196/2003): invio di comunicazioni commerciali relative a prodotti o servizi analoghi a quelli già oggetto di rapporto contrattuale. L’interessato può opporsi in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione o contattando i recapiti del Titolare.

• f) Marketing personalizzato e profilazione (art. 6 par. 1 lett. a GDPR): previo consenso esplicito, invio di newsletter, survey o campagne promozionali anche mediante strumenti automatizzati di analisi e profilazione. Il consenso può essere revocato in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità dei trattamenti già effettuati.

4. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali viene effettuato sia con modalità tradizionali sia mediante strumenti informatici e telematici, nel rispetto delle misure organizzative e tecniche previste:

• Modalità tradizionali: archivi cartacei, telefonate, SMS e scambio di e-mail.

• Modalità informatiche e telematiche: sistemi CRM, piattaforme digitali di gestione dei servizi, strumenti web-based per finalità operative, commerciali o di analisi della soddisfazione dell’utenza.

Il trattamento avviene secondo logiche strettamente correlate alle finalità indicate, con procedure documentate e misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell’art. 32 GDPR.

Il trattamento avviene nel rispetto dei principi sanciti dall’art. 5 GDPR e secondo un approccio basato su privacy by design e by default (art. 25 GDPR), garantendo liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e integrità dei dati, con verifiche periodiche sulla pertinenza e sull’aggiornamento delle informazioni conservate.

5. Destinatari dei dati personali

I dati personali potranno essere comunicati esclusivamente a soggetti che forniscono servizi al Titolare, nel rispetto delle finalità indicate nella presente Informativa e delle disposizioni degli artt. 28 e 29 GDPR. Tali soggetti saranno nominati Responsabili del trattamento mediante specifico atto contrattuale, oppure opereranno in qualità di titolari autonomi, nei limiti delle rispettive finalità istituzionali.

Potranno avere accesso ai dati personali, nei limiti delle rispettive competenze e secondo autorizzazioni documentate:

• dipendenti e collaboratori del Titolare, espressamente autorizzati e istruiti, che operano sotto la diretta responsabilità e supervisione del Titolare;

• soggetti esterni per la gestione operativa e amministrativa del rapporto (elenco non esaustivo): istituti bancari e finanziari, autorità giudiziarie o amministrative, professionisti e consulenti fiscali/legali/tecnici, vettori, spedizionieri, fornitori di servizi cloud, hosting, manutenzione e piattaforme informatiche;

• partner commerciali o tecnologici coinvolti in eventi, attività di co-marketing o iniziative di carattere informativo, esclusivamente previo consenso dell’interessato e nel rispetto delle finalità autorizzate.

La comunicazione dei dati avverrà esclusivamente nei confronti di soggetti con i quali il Titolare intrattiene un rapporto giuridico regolato (nomina a responsabile del trattamento ex art. 28 GDPR, ovvero qualifica di titolare autonomo) e sarà limitata ai dati strettamente necessari all’esecuzione delle relative attività.

L’elenco aggiornato dei Responsabili è disponibile su richiesta scrivendo a info@hypermeteo.com.

6. Trasferimento extra-UE

I dati personali sono gestiti all’interno di un perimetro operativo completamente localizzato nello Spazio Economico Europeo, in modo da evitare trasferimenti verso paesi terzi.

Qualora, per specifiche esigenze tecniche o operative (es. localizzazione dei server, servizi cloud, coordinamento societario o attività di gruppo), si rendesse necessario effettuare trasferimenti verso Paesi situati al di fuori dell’Unione Europea, il Titolare garantirà il pieno rispetto di quanto previsto dal Capo V del GDPR e dagli artt. 44–46, adottando misure di protezione adeguate, tra cui: la verifica del livello di tutela del Paese di destinazione; l’eventuale adozione delle Clausole Contrattuali Standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea; l’eventuale applicazione di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, ove esistente.

7. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, una volta esaurite tali finalità, vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile, salvo esigenze di tutela legale o obblighi normativi che richiedano periodi di conservazione ulteriori. La determinazione dei tempi di conservazione avviene nel rispetto dei principi di limitazione della finalità e minimizzazione del trattamento, sulla base di una valutazione effettuata dal Titolare in relazione alle diverse finalità perseguite.

8. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati personali è necessario per la corretta instaurazione e gestione dei rapporti contrattuali, commerciali e tecnici con il Titolare. La mancata comunicazione, o la comunicazione incompleta dei dati richiesti per le finalità indicate alle lett. a), b), c) e d) del paragrafo “finalità e basi giuridiche del trattamento”, può impedire l’instaurazione o la prosecuzione del rapporto contrattuale e l’adempimento degli obblighi legali connessi.

Per le finalità indicate alla lett. e), il trattamento si basa sul legittimo interesse del Titolare derivante da un rapporto contrattuale o precontrattuale già esistente e non richiede consenso preventivo ai sensi dell’art. 130, c.4 del D.lgs. 196/2003. L’interessato può tuttavia opporsi in qualsiasi momento all’invio di comunicazioni commerciali utilizzando il link di disiscrizione presente nelle comunicazioni ricevute o contattando i recapiti del Titolare. L’opposizione non pregiudica la validità del rapporto contrattuale né l’erogazione dei servizi principali.

Per le finalità indicate alla lett. f), il conferimento dei dati è facoltativo e il trattamento viene effettuato esclusivamente previo rilascio di un consenso libero, specifico e revocabile in qualsiasi momento. L’eventuale diniego o revoca del consenso non incide sulla fruizione dei servizi principali né sulla validità dei rapporti contrattuali in essere.

9. Diritti dell’interessato e reclami

L’interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti sanciti dagli artt. 15–22 GDPR, tra cui il diritto di ottenere l’accesso ai dati personali, la loro rettifica o cancellazione, la limitazione del trattamento, la portabilità dei dati, nonché il diritto di opporsi al trattamento e di revocare il consenso prestato.

Le richieste possono essere inviate a: info@hypermeteo.com. Il Titolare fornirà riscontro entro 30 giorni dal ricevimento della richiesta.

L’interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it.

10. Processi decisionali automatizzati

Il Titolare non adotta processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo significativo sugli interessati ai sensi dell’art. 22 del Regolamento (UE) 2016/679.

Eventuali attività di analisi dei dati o di profilazione a fini di marketing sono svolte in forma limitata e non invasiva, con logiche trasparenti e finalizzate esclusivamente al miglioramento della comunicazione e dei servizi offerti, sempre previa acquisizione del consenso esplicito dell’interessato. L’ecosistema applicativo aziendale prevede l’utilizzo di sistemi di intelligenza artificiale esclusivamente per finalità di supporto operativo e miglioramento dell’efficienza dei processi, senza impatti giuridici o significativi sull’interessato.

11. Aggiornamenti

Il Titolare si riserva di modificare o aggiornare la presente informativa in qualsiasi momento. La versione pubblicata sul sito è quella attualmente applicabile.

Versione informativa: 1.0 – aggiornata a novembre 2025